Regulacje prawne rachunkowości przedsiębiorstwa spółdzielczego

Spółdzielnia stanowi dobrowolne i samorządne zrzeszenie osób, którego celem jest wspólne prowadzenie działalności gospodarczej w formie przedsiębiorstwa opartego na grupowej własności kierującego się potrzebami zrzeszonych członków. Spółdzielnie, w przeciwieństwie do innych form przedsiębiorstw, nie mają celów wyłącznie materialnych i w związku z tym mogą funkcjonować przy stosunkowo niskich dochodach. Prowadzenie działalności gospodarczej i uzyskiwanie nadwyżki finansowej jest jedynie drogą do zaspokajania swoich zasadniczych potrzeb oraz środkiem do osiągania innych celów.

Nie mniej jednak działalność gospodarcza spółdzielni powinna opierać się na zasadach rachunku ekonomicznego przy zapewnieniu korzyści członkom spółdzielni. Wobec powyższego, spółdzielnia, jak każdy przedsiębiorca, zobligowana jest do prowadzenia rachunkowości według obowiązujących w tej mierze przepisów.

W Polsce podstawowym aktem prawnym zawierającym regulacje prawne dotyczące zasad prowadzenia rachunkowości przez wszystkie jednostki prowadzące działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – a więc również i przez spółdzielnie – jest ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 121, poz. 591; ost. zm. Dz. U. z 2001 r., Nr 102, poz. 1117 i Nr 111, poz. 1195). Przepisy ustawy obejmują zarówno zasady sporządzania jak i tryb badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów określając jednolite prawa i obowiązki niezależnie od rodzaju działalności i formy własności podmiotu.

Drugim aktem prawnym odnoszącym się konkretnie do podstaw prawnych działalności spółdzielni są przepisy Prawa Spółdzielczego znowelizowanego w 1994 r. Rachunkowość jest uznawana za „najstarszy system ewidencji gospodarczej mający charakter procesu identyfikacji, klasyfikacji, mierzenia, rejestracji i przesyłania informacji o operacjach gospodarczych”.

Ustawa o rachunkowości obejmuje całokształt zagadnień związanych z prowadzeniem rachunkowości jednostki, a więc od momentu wystąpienia operacji gospodarczych, przez ich ewidencję oraz sporządzanie sprawozdań finansowych do badania i ogłaszania tychże sprawozdań. Zgodnie z art. 4, ust. 1, ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek stosowania zasad rachunkowości z zapewnieniem rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Rachunkowość, stanowiąca system ciągłego w czasie ujmowania, grupowania, prezentacji i interpretowania wyrażonych w pieniądzu i bilansujących się ogólnych i szczegółowych danych liczbowych o działalności gospodarczej i sytuacji majątkowej jednostki gospodarczej, obejmuje:
1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
5) sporządzanie sprawozdań finansowych,
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
7) poddanie badaniu i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Rachunkowość przedsiębiorstwa spółdzielczego, tak jak innej jednostki gospodarczej, obejmuje zespół czynności, procedur oraz urządzeń księgowych, które powinny stanowić wewnętrznie spójną całość. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości w sposób zgodny z ustawą o rachunkowości ponosi zarząd, który – zgodnie z obowiązującymi spółdzielnię przepisami prawa i statutem – uprawniony jest do kierowania działalnością spółdzielni oraz reprezentowania jej na zewnątrz. Aby łatwiej zrozumieć istotę rachunkowości, czynności wchodzące w jej zakres można podzielić na kolejno następujące po sobie etapy, stanowiące proces przetwarzania danych.

Etap pierwszy obejmuje identyfikację zdarzeń gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie, ich obserwację i pomiar wartościowy.
Etap drugi dotyczy rejestracji zdarzeń gospodarczych. Skutki operacji gospodarczych ujmowane są w sposób chronologiczny według dat ich powstawania w urządzeniu księgowym nazywanym dziennikiem (na tym etapie realizowana jest funkcja rejestracyjna rachunkowości).
Etap trzeci wyraża się w dokonywaniu systematycznych zapisów księgowych (funkcja klasyfikacyjna rachunkowości) na kontach wykazanych w przyjętym przez jednostkę planie kont.  
Etap czwarty to inwentaryzacja stanu składników majątku oraz źródeł ich pochodzenia. Polega ona na spisaniu z natury rzeczywistego stanu składników majątku i kapitałów, a następnie porównaniu ich ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych.
Etap piąty obejmuje agregację szczegółowych danych zarejestrowanych na kontach, wyrażającą się w zestawieniu obrotów i sald.
Etap szósty, będący końcową fazą procesu przetwarzania danych w rachunkowości, dotyczy generowania informacji księgowych poprzez sporządzanie sprawozdań finansowych stanowiących zamknięcie roczne.